먼저 시작과 종료를 정하기
순서도를 그리기 전에 흐름이 언제 시작하고 어떤 상태에서 끝나는지 한 문장으로 정합니다. 범위가 분명해야 불필요한 앞뒤 업무가 섞이지 않습니다.
완료와 반려처럼 종료가 여러 개인 경우에는 각각 별도의 종료 단계를 둡니다.
한 단계에는 한 행동만 작성
처리 단계는 ‘신청내용 확인’, ‘승인정보 저장’처럼 동사 중심으로 짧게 씁니다. 확인과 저장을 한 상자에 넣으면 오류가 어느 시점에 발생하는지 알기 어렵습니다.
단계가 지나치게 많아지면 세부 흐름을 별도 차트로 나누고 상위 차트에는 큰 흐름만 남기세요.
- 시작: 흐름의 진입점
- 처리: 한 가지 행동
- 조건: 답이 갈리는 질문
- 종료: 완료·반려 등 결과
조건은 예·아니오가 명확한 질문으로
‘정보가 충분한가?’처럼 두 방향으로 답할 수 있는 질문을 조건 단계에 넣습니다. 예 경로와 아니오 경로의 다음 단계를 각각 지정합니다.
보완 요청 뒤 다시 검토로 돌아가는 것처럼 반복 흐름도 이전 단계로 연결할 수 있습니다. 무한 반복이 되지 않도록 종료조건을 확인하세요.
방향과 저장 형식 선택
긴 승인 절차는 세로 방향, 단계가 적고 발표자료에 넣을 그림은 가로 방향이 읽기 편할 수 있습니다. 교차선이 많으면 단계 순서를 바꿔 선을 줄이세요.
PNG는 문서와 메신저 공유에 편하고 SVG는 확대해도 선명해 편집·인쇄에 유리합니다. 저장 후 누락된 연결과 잘못된 분기를 다시 확인하세요.
그리기 전에 시작·종료와 독자를 정하기
플로어차트는 도형을 많이 배치하는 작업보다 범위를 정하는 작업이 먼저입니다. ‘고객 문의 접수부터 답변 완료까지’처럼 시작 사건과 종료 상태를 한 문장으로 적고, 실제 사용자가 신규 직원인지 담당자회의인지 고객인지 정하세요. 한 그림에 신청·결제·환불·분쟁까지 모두 넣으면 흐름이 길어지므로 목적별로 나누고 상위 그림에서 하위 절차로 연결합니다.
현재 절차를 그리는 AS-IS와 개선안을 그리는 TO-BE를 한 그림에서 섞지 마세요. 먼저 실제 담당자에게 예외와 되돌림을 포함한 현재 순서를 확인하고, 개선안은 별도 복사본에서 병목을 줄이는 방식으로 수정합니다. 문서 제목, 적용부서, 작성일, 버전과 승인자를 표시하면 오래된 절차가 계속 사용되는 일을 줄일 수 있습니다.
- 시작 사건과 종료 상태를 한 문장으로 정의
- 독자와 사용상황을 결정
- 현재 절차와 개선안을 별도 버전으로 관리
도형과 연결선을 일관되게 사용하는 법
시작·종료는 둥근 도형, 작업은 사각형, 판단은 마름모, 입력·출력은 해당 표준 도형처럼 정한 규칙을 문서 전체에 일관되게 적용하세요. 도형 안에는 ‘검토’, ‘전송’, ‘승인’처럼 동사 중심의 짧은 문구를 쓰고 상세 설명은 주석이나 별도 업무지침으로 옮깁니다. 색만으로 담당부서를 구분하면 인쇄와 접근성에 문제가 생기므로 레인 제목이나 텍스트 표기도 함께 둡니다.
흐름은 가능하면 위에서 아래 또는 왼쪽에서 오른쪽으로 한 방향으로 진행하고 연결선 교차를 줄입니다. 판단 마름모에서 나오는 선에는 ‘예/아니오’, ‘승인/반려’ 같은 조건을 모두 표시하고 출구가 빠진 판단이 없는지 확인하세요. 멀리 떨어진 절차는 긴 선을 억지로 끌기보다 연결자나 별도 하위 차트를 사용하면 읽기 쉽습니다.
- 도형 의미와 문구 형식을 통일
- 판단선마다 조건 라벨 표시
- 흐름 방향을 일정하게 하고 교차 최소화
담당자·예외·되돌림까지 표현하기
업무가 여러 부서를 거치면 스윔레인으로 고객, 접수담당, 검토자, 시스템처럼 책임주체를 나눕니다. 작업 도형은 실제 수행자의 레인에 놓고 인수인계 지점을 연결선으로 확인하세요. 같은 작업의 책임자가 둘로 보이거나 아무 레인에도 속하지 않으면 운영 중 누락될 가능성이 큽니다.
정상 경로만 그리면 실제 업무에서 가장 필요한 반려, 자료보완, 시스템오류, 기한초과와 취소 대응이 빠집니다. 각 예외가 어디로 돌아가는지, 누가 알림을 보내는지, 몇 회 반복 후 종료하는지를 표시하세요. 무한 반복처럼 보이는 구조는 재시도 상한이나 관리자 검토로 빠지는 경로가 필요합니다.
- 스윔레인으로 책임주체 표시
- 인수인계와 승인 책임 확인
- 반려·오류·기한초과 경로 포함
완성 후 검토와 운영 반영 체크리스트
완성된 그림을 실제 사례 하나로 처음부터 끝까지 따라가며 모든 단계와 조건이 연결되는지 확인하세요. 신규 담당자에게 그림만 보여주고 설명하게 해 보면 모호한 용어와 빠진 분기를 찾기 쉽습니다. 도형 수가 너무 많으면 상위 흐름 5~9단계와 상세 하위차트로 분리하고, 각 하위차트가 어디에서 시작되는지 링크나 번호를 붙입니다.
플로어차트가 승인되면 업무지침, 양식, 시스템 권한과 실제 알림설정도 함께 갱신해야 합니다. 그림만 바뀌고 시스템이 그대로면 TO-BE 절차가 실행되지 않습니다. 정기 검토일과 변경요청 창구를 정하고, 수정할 때는 버전기록과 변경사유를 남겨 현장에 배포된 사본이 최신인지 확인하세요.
결정 도형의 질문은 누구나 같은 예·아니오 답을 낼 수 있을 만큼 구체적이어야 합니다. ‘문제없음?’보다 ‘필수서류 3종이 모두 첨부됐는가?’처럼 확인 가능한 조건을 쓰고 판단 기준이 바뀌면 차트도 함께 개정하세요.
- 실제 사례로 처음부터 끝까지 워크스루
- 복잡한 흐름은 상위·하위 차트로 분리
- 절차 변경과 함께 양식·권한·알림도 갱신